AI-mødereferat: Sådan får I opgaver med ansvarlig og frist

Vælg udgangspunkt: Teams, Meet og dansk tale

Et automatisk mødereferat kræver flere led: Mødets tale bliver transskriberet, AI udarbejder referatet, og en forbindelse til opgavesystemet opretter opgaverne. En funktion til transskription eller opsummering betyder derfor ikke automatisk, at opgaver havner hos de rette personer.

Til AI-mødereferat i Teams skal administratoren kontrollere mødepolitikker og licenser. Microsoft beskriver særskilte indstillinger for optagelse, transskription og deltagernes accept. Intelligent opsummering afhænger blandt andet af adgang til transskriptionen og den relevante licens. En videooptagelse indsamler også billeder og skærmdeling; overvej, om transskription alene dækker behovet. (kilde 1)

Google Meet tilbyder transskription i udvalgte Workspace-udgaver og gemmer teksten i arrangørens Google Drev. Dansk står ikke på dokumentationens aktuelle liste over understøttede transskriptionssprog. Til danske møder skal I derfor afprøve en særskilt, godkendt transskriptionsløsning eller bruge manuelle noter. Kontrollér også delingen: Interne inviterede kan som udgangspunkt få adgang til transskriptionen via kalenderaftalen. (kilde 2)

• Afprøv dansk tale med jeres egne fagudtryk, navne og mødelokaler.
• Kontrollér, hvem der kan starte transskriptionen, hente teksten og læse den bagefter.
• Undersøg særskilt, om jeres opgavesystem understøtter oprettelse gennem en integration.

Afklar optagelse og samtykke før mødet

Optagelse behandler personoplysninger. Datatilsynet kræver en konkret vurdering af formål, nødvendighed, deltagere og deres indbyrdes forhold. Hvis dokumentationsbehovet ikke nødvendiggør optagelsen, er udgangspunktet samtykke. Tilsynet beskriver også særlige faglige eller sociale relationer, hvor forudgående information og mulighed for at frabede sig optagelsen kan være tilstrækkeligt. Det giver ikke en generel tilladelse til at optage arbejdspladsens møder. (kilde 3)

Et klik på platformens acceptknap afgør ikke alene, om virksomhedens behandling er lovlig. Afklar grundlaget og informationen til deltagerne, før funktionen aktiveres. Hvis I bruger samtykke, skal det være frivilligt; vær særligt opmærksom på forholdet mellem leder og medarbejder.

Skriv i indkaldelsen, hvad der registreres, hvorfor AI bruges, hvem der får adgang, og hvornår materialet slettes. Gentag det ved mødestart og orientér deltagere, der kommer senere. Hav manuelle noter som alternativ, hvis optagelsen må opgives.

Kontrollér leverandøraftaler, databehandleraftaler, eventuel brug til modeltræning og overførsler uden for EU/EØS. Fastlæg særskilte slettefrister for optagelse, transskription og godkendt referat ud fra deres formål.

• Hold personalesager, helbredsoplysninger og fortrolige konflikter uden for den almindelige referatautomatisering.
• Stop både optagelse, transskription og eventuelle særskilte AI-assistenter ved fortrolige dagsordenspunkter.
• Undlad at registrere adgangskoder, uvedkommende skærmbilleder og private samtaler i pauser.

Giv AI en fast skabelon for beslutninger og opgaver

Begynd med et tilbagevendende projektmøde med tydelige beslutninger. Udpeg en referatansvarlig, og vælg på forhånd det projekt eller den opgaveliste, som godkendte opgaver skal placeres i.

Mødelederen bør afslutte hvert beslutningspunkt ved at gentage leverancen, den ansvarlige og fristen. AI kan udtrække det sagte, men kan ikke skabe en aftale, deltagerne aldrig indgik. Formuleringen nogen bør undersøge leverandøren giver hverken en ansvarlig eller en frist.

Giv eksempelvis AI denne instruks: Skriv et kort referat på dansk med adskilte beslutninger, opgaver og åbne spørgsmål. Medtag kun aftaler, der fremgår af materialet. Angiv ansvarlig, frist og henvisning til det relevante sted i transskriptionen. Skriv skal afklares, når en oplysning mangler. Gæt aldrig.

Hvis mødet aftaler, at Mette skal indhente leverandørens leveringsplan inden næste projektmøde, skal udkastet bevare netop den aftale. En konkret kalenderdato må først indsættes, når datoen for næste møde er kendt og bekræftet.

• Beslutning: Hvad blev vedtaget, og hvilke forbehold gælder?
• Opgave: Hvilken konkret leverance skal være færdig?
• Ansvarlig: Hvem har accepteret ansvaret?
• Frist: Hvilken dato eller aftalt milepæl gælder?
• Dokumentation: Hvor i mødematerialet fremgår aftalen?

Lad et menneske godkende før udsendelse

Send først udkastet til den referatansvarlige. AI kan forveksle talere, overse et ikke eller gøre et forslag til en beslutning. Godkendelsen skal derfor omfatte indholdet og opgaverne, før referatet sendes til deltagerne, og før opgaver oprettes.

Kontrollér især ansvarlige, datoer, forbehold og uenigheder mod transskriptionen eller de manuelle noter. Spørg deltagerne, hvis grundlaget er uklart. Ret derefter udkastet, og gem, hvem der godkendte hvilken version. Ændres en opgave efter godkendelsen, skal ændringen godkendes igen.

EU-Kommissionen skelner mellem AI, der kommunikerer direkte med mennesker, og systemer, der alene arbejder i baggrunden. Gennemsigtighedskravet om direkte AI-interaktion omfatter ikke automatisk enhver intern referatfunktion. Som praktisk regel bør I alligevel oplyse om AI-behandlingen og markere udkast tydeligt. Menneskelig godkendelse er her en kvalitetsregel i arbejdsgangen. (kilde 4)

Opret kun godkendte opgaver i det rigtige system

Efter godkendelsen kan en agent udføre afgrænsede handlinger gennem opgavesystemets forbindelse. Opsæt den til at overføre opgavetitel, beskrivelse, ansvarlig, frist og henvisning til det godkendte referat. Selve transskriptionen behøver sjældent følge med.

Knyt navne til entydige brugerkonti. Hvis flere hedder Mette, eller den ansvarlige er ekstern, skal opgaven vente på afklaring. Lad også opgaver uden bekræftet frist blive i en afklaringsliste.

Giv agenten adgang til den relevante opgaveliste. Behandl mødeteksten som indhold, der skal læses; den må ikke kunne ændre agentens regler eller give adgang til andre systemer.

• Gem en entydig reference for hver mødeopgave, så gentagne kørsler ikke opretter dubletter.
• Registrér opgavesystemets kvittering og opgavenummer; et forsøg er ikke en bekræftet oprettelse.
• Vis fejl til den referatansvarlige, og genforsøg kun de opgaver, der mangler.
• Send deltagerne det godkendte referat med henvisninger til de oprettede opgaver.

Afprøv arbejdsgangen og vælg den fra, når den ikke hjælper

Start afprøvningen uden automatisk udsendelse eller oprettelse. Sammenlign AI-udkastet med mødelederens noter. Registrér manglende beslutninger, forkerte ansvarlige og frister samt tiden til rettelser. Aktivér først oprettelsen, når godkendelse, adgang og fejlhåndtering fungerer.

Brug derefter opgavesystemet på næste møde: Gennemgå åbne opgaver, blokeringer og overskredne frister. Referatet skaber først værdi, når nogen følger op på aftalerne.

Vælg manuelle noter til korte møder med få aftaler, møder med følsomt indhold eller samtaler, hvor optagelse hæmmer åbenheden. Hvis ingen vil eje godkendelsen, eller opgavesystemet ikke bliver brugt, bør I løse det organisatoriske problem først.