Digital bogføring: Krav, e-fakturaer og automatisk bogføring

Hvem skal bogføre digitalt?

Selskaber med pligt til at aflægge årsrapport efter årsregnskabsloven er omfattet. For selskaber med registrerede bogføringssystemer gælder kravet for regnskabsår, der begynder fra og med juli 2024, og med ikke-registrerede systemer fra og med januar 2025. (kilde 1)

For enkeltmandsvirksomheder og andre erhvervsdrivende virksomheder uden årsrapportpligt gælder kravet fra førstkommende regnskabsår med start fra og med januar 2026, hvis nettoomsætningen overstiger 300.000 kr. i hvert af de to umiddelbart foregående indkomstår. (kilde 1)

Nettoomsætningen opgøres efter fradrag af blandt andet moms og prisnedslag. Det er den faktiske omsætning, der tæller. En nystiftet enkeltmandsvirksomhed bliver derfor ikke omfattet fra starten alene på grund af sit budget. Virksomheder uden digital bogføringspligt skal stadig overholde de almindelige bogføringsregler. (kilde 1)

Digital bogføring handler også om opbevaring. Regnskabsmateriale skal som hovedregel gemmes i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. En mappe med fakturaer på computeren opfylder ikke i sig selv kravene til et digitalt bogføringssystem. (kilde 2)

• Kontrollér virksomhedens årsrapportpligt og de relevante afsluttede indkomstår.
• Vælg et registreret system, eller dokumentér selv, at et ikke-registreret system opfylder kravene.
• Aftal med bogholderen, hvem der leverer bilag, følger op på mangler og sikrer adgang til materialet.

E-fakturaer: Hvad er et krav, og hvad er frivilligt?

En e-faktura indeholder strukturerede data, som bogføringssystemet kan behandle direkte. En PDF sendt med elektronisk post er derfor ikke en e-faktura, selvom en AI kan aflæse den. Registrerede bogføringssystemer skal understøtte e-fakturering med OIOUBL og Peppol BIS. (kilde 3)

Bogføringslovens systemkrav betyder ikke, at alle private virksomheder skal sende alle fakturaer elektronisk. Nemhandel oplyser, at virksomheder også efter tilmelding fortsat kan aftale andre fakturaformer med kunder og leverandører. Ved handel med offentlige kunder skal du følge de særlige krav til elektronisk fakturering og kundens faktureringsoplysninger. (kilde 4)

Fra marts 2027 indføres krav til registrerede systemer om blandt andet identitetsvalidering med MitID, automatisk tilmelding til Nemhandelsregistret med mulighed for fravalg og tydelig visning af muligheden for e-faktura. Det er kommende systemkrav, ikke en generel pligt til at vælge e-faktura ved hvert salg. (kilde 3)

• Få bekræftet kundens modtageradresse og nødvendige ordre- eller personreferencer før afsendelse.
• Placér ansvaret for nye indgående e-fakturaer hos en navngiven person, også efter automatisk tilmelding.

Fra ordre til bogført faktura: Her kan agenten arbejde

En AI-agent er her et program, som henter oplysninger og udfører aftalte handlinger i virksomhedens systemer. Begynd med et afgrænset forløb, hvor datakilderne er kendte. Agenten bør hente priser fra godkendte aftaler og leveringsstatus fra ordresystemet frem for at udlede dem af en løs besked.

Følgende arbejdsdeling er et praktisk forslag. Den skal tilpasses jeres system, godkendelser og faktiske handelsforløb.

• Ordre: Hent kunde, varer, priser og referencer fra godkendte oplysninger. Stop ved manglende eller modstridende data.
• Levering: Kontrollér aftalt dokumentation for levering eller udført arbejde, før fakturakladden dannes.
• Fakturakladde: Udfyld fakturaen, og kontrollér beregninger med faste regler. Lad bogholderen fastlægge konteringsreglerne.
• Afsendelse: Send den godkendte faktura gennem systemets e-fakturafunktion, og registrér svar og afvisninger.
• Bogføring: Klargør postering og bilag efter aftalte regler. Send usædvanlige forhold til bogholderens vurdering.
• Opfølgning: Foreslå udligning mod bankposteringer, og vis manglende betalinger og differencer til kontrol.

Godkendelse og bogholderansvar skal være aftalt

Erhvervsstyrelsens vejledning skelner mellem en indbygget AI-agent, der udfylder en kladde, og en agent, der også bogfører uden brugerens godkendelse. I sidstnævnte situation optræder systemudbyderen som bogfører og påtager sig ansvar for de bogførte transaktioner. Få derfor leverandøren til skriftligt at beskrive godkendelsesmodellen og ansvarsfordelingen. (kilde 3)

Som praktisk udgangspunkt bør bogholderen godkende forslagene, indtil regler og datakvalitet er afprøvet. En medarbejder med kendskab til købet bør bekræfte, at varen er modtaget eller arbejdet udført. Bogholderens opgave er derefter at vurdere den regnskabsmæssige behandling.

Send eksempelvis tvivl om momsfradrag, udenlandshandel, periodisering og blandet privat og erhvervsmæssig anvendelse til faglig vurdering. En korrekt aflæst faktura kan stadig være forkert konteret. Bogholderen bør også undersøge, om automatiske regler fortsat passer, når virksomheden ændrer aktiviteter.

• Godkendelse skal vise grundlaget: originalt bilag, foreslået konto, momskode og eventuelle afvigelser.
• Hold godkendelse af købet, bogføringen og betalingen adskilt i rettigheder og arbejdsgange.

Undgå kontrolfejl, og begynd med et afgrænset forsøg

Bogføringsloven kræver et transaktionsspor fra registreringerne til regnskabet og et kontrolspor, som dokumenterer registreringernes rigtighed. Rettelser i bilagsmaterialet skal bevare både det oprindelige indhold og ændringen. En forklaring fra agenten kan supplere dokumentationen, men erstatter ikke det nødvendige bilag. (kilde 2)

Indret derfor løsningen, så en genstart eller gentagen indlæsning ikke opretter samme faktura igen. Brug systemets identifikation af dokumenter, kontrollér for dubletter, og gem forbindelsen mellem ordre, faktura, bilag og postering. Gem desuden, hvem der godkendte, og hvilken regel der blev anvendt.

Giv agenten adgang til de nødvendige funktioner, og kræv særskilt kontrol ved ændringer af betalingsoplysninger. Lad manglende bilag og afviste forsendelser ende på en synlig opgaveliste med en ansvarlig person. En teknisk afleveringskvittering dokumenterer ikke i sig selv kundens accept eller betaling.

Start i morgen med at gennemgå et afgrænset udvalg af afsluttede fakturaer sammen med bogholderen. Lad agenten danne forslag, og sammenlign med den faglige vurdering. Undersøg også fejltilfælde: kreditnotaer, dubletter, manglende referencer og afbrudte forbindelser.

Automatisering er sjældent det rigtige første skridt, hvis bilagene mangler, stamdata er ustabile, eller næsten hver faktura kræver et særskilt skøn. Ved få fakturaer kan systemets almindelige funktioner og manuel kontrol være mere hensigtsmæssige end en særskilt agent.

• Beskriv, hvilke oplysninger der skal være til stede, før agenten må fortsætte.
• Aftal stopregler og ansvar for at behandle fejl og mangler.
• Kontrollér, at bilag og historik kan findes og udleveres, også ved systemskifte.
• Udvid først forsøget, når fejl kan opdages, forklares og rettes med bevaret dokumentation.